Algemene voorwaarden van Mantel&Voors Notarissen en Mediators

1. Mantel&Voors Notarissen en Mediators (hierna genoemd: “M&V”), is een naar Nederlands recht opgerichte maatschap, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 51638053. De maatschap oefent onder haar verantwoordelijkheid de rechtspraktijk uit en meer in het bijzonder de notarispraktijk en mediationpraktijk.

 

2. De bedingen in deze algemene voorwaarden zijn niet slechts gemaakt ten behoeve van M&V en van alle bestuurders respectievelijk andere personen die voor M&V werkzaam zijn, respectievelijk alle personen die bij de uitvoering door M&V van enige opdracht zijn ingeschakeld, respectievelijk alle andere personen voor wiens handelen of nalaten M&V aansprakelijk zou kunnen zijn.

 

3. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle schriftelijk (waaronder ook e-mail en andere communicatie middelen worden verstaan) door M&V aanvaarde opdrachten, eventuele aanvullende en- of vervolgopdrachten en alle overige werkzaamheden en rechtsverhoudingen.

 

4. Een opdracht geldt ook als aanvaard als de opdracht schriftelijk (waaronder ook e-mail wordt verstaan) door M&V is bevestigd aan de opdrachtgever, als de opdrachtgever een namens M&V opgemaakte ontwerpakte, danwel een uitgebracht advies niet-weersproken in ontvangst neemt, danwel als M&V een overeenkomst ontvangt waarin is bepaald dat een notaris die tot M&V behoort de akte zal verlijden.

 

5. Alle opdrachten worden, met uitdrukkelijke uitsluiting van artikel 7:404 BW en artikel 7:407 lid 2 BW, uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door M&V, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaald persoon zal worden uitgevoerd. De uitvoering van verstrekte opdrachten geschiedt uitsluitend ten behoeve van de opdrachtgever. Derden kunnen aan de door M&V aanvaarde opdracht en de in verband daarmee verrichte werkzaamheden geen rechten ontlenen.

 

6. De werkzaamheden zullen door M&V worden verricht met inachtneming van de voor notarissen geldende wettelijke en andere voorschriften.

 

7. Op de dienstverlening van M&V is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme van toepassing. In dat kader is M&V onder meer verplicht:

       –      in verband met de dienstverlening aan de cliënt een ‘cliëntenonderzoek’ uit te voeren, welk onderzoek onder meer het vaststellen en verifiëren van de identiteit omvat; en

        –     wanneer M&V het vermoeden heeft dat haar gevraagd wordt diensten te verlenen die met witwassen, danwel de financiering van terrorisme te maken kunnen hebben, is zij op grond van de WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme)  verplicht dit te melden bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland). Ook wanneer het gaat om voorgenomen transacties die (nog) niet zijn uitgevoerd. Het is M&V bij wet verboden de opdrachtgever van een melding op de hoogte te brengen.

 

8. Indien een opdracht wordt verstrekt door meer dan één (1) (rechts)persoon, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor alle rechten en plichten die uit de rechtsverhouding met M&V voortvloeien. Indien een opdracht wordt verstrekt door een (rechts)persoon namens een rechtspersoon, wordt deze (rechts)persoon ook beschouwd als opdrachtgever. Bij wanbetaling door de cliënt is derhalve de (rechts)persoon die namens de cliënt de opdracht heeft verstrekt alsmede de bestuurder die namens die vennootschap handelt of heeft gehandeld (bij natuurlijke personen in privé) aansprakelijk voor de betaling van de declaratie. Het voorgaande strekt zich ook uit over de gevallen waarbij de rechtspersoon die namens de cliënt de opdracht heeft verstrekt op haar beurt weer is vertegenwoordigd door een (rechts)persoon, enzovoort.

 

9. Ter zake van werkzaamheden kan een voorschot worden gevraagd alvorens met de werkzaamheden wordt aangevangen. Voorts is M&V gerechtigd tussentijds te declareren.

 

10. Indien voor werkzaamheden een offerte is afgegeven is M&V steeds bevoegd voor extra werkzaamheden, die niet bekend waren op het moment van het uitbrengen van de offerte, op basis van gemaakte uren te declareren. Op eerste verzoek zal een urenspecificatie worden toegestuurd.

 

11. M&V is bovendien steeds bevoegd om, naast het honorarium en de btw, de door haar verschuldigde kosten en verschotten in rekening te brengen. Indien de kosten en verschotten gedurende de looptijd van de opdracht worden aangepast, worden de ten tijde van het declareren geldende kosten en verschotten doorbelast.

 

12. Voor het geval een opdracht wordt ingetrokken (daaronder begrepen het niet doorgaan ten gevolge van het inroepen van een ontbindende voorwaarde) zullen de tot het moment van de intrekking van de opdracht verrichte werkzaamheden in rekening worden gebracht. Op eerste verzoek zal een urenspecificatie worden toegestuurd. Alsdan zullen ook de inmiddels aan M&V doorbelaste kosten en verschotten in rekening worden gebracht.

 

13. Indien van toepassing zal M&V op grond van de geldende wet- en regelgeving rente vergoeden aan de rechthebbende op gelden die bij M&V onder beheer zijn. Indien van toepassing zal M&V negatieve rente (forfaitair) doorbelasten en/of verrekenen en alsdan kosten betalingsverkeer in rekening brengen.

 

14. M&V heeft het recht om aan het begin van elk kalenderjaar de door de bank in rekening gebrachte negatieve rente over de in het daaraan voorafgaande jaar aangehouden gelden op de kwaliteitsrekening direct te verrekenen met de dan nog aangehouden gelden.

 

15. De juistheid van nota’s en declaraties kan alleen worden betwist indien dit binnen 15 dagen na factuurdatum geschiedt.

 

16. Iedere aansprakelijkheid van M&V is beperkt tot het bedrag of de bedragen waarop de van toepassing zijnde (beroeps) aansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft, met inbegrip van het eigen risico dat M&V in verband met die verzekering draagt. Als om welke reden dan ook de verzekering geen dekking verleent, dan is de aansprakelijkheid van M&V beperkt tot het in rekening gebrachte honorarium (exclusief btw) ten aanzien van de – met de eventuele aansprakelijkheid verband houdende – verrichte werkzaamheden, tot een maximum van € 10.000,=.

 

17. M&V sluit aansprakelijkheid uit voor indirecte schade, gevolgschade en/of bedrijfsschade.

 

18. De cliënt vrijwaart M&V tegen aanspraken van derden, de redelijke kosten van rechtsbijstand daaronder begrepen, die op enige wijze samenhangen met de werkzaamheden voor cliënt.

 

19. Vorderingen tot betaling van schadevergoeding vervallen door verloop van één (1) jaar, gerekend vanaf de dag nadat de cliënt bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van M&V.

 

20. M&V is gerechtigd om derden in te schakelen bij de uitvoering van de opdracht en zal daarbij de nodige zorgvuldigheid betrachten. M&V is niet aansprakelijk ten aanzien van de keuze voor die derden en voor eventuele tekortkomingen van zulke derden. Eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen door derden kan M&V (mede) namens de cliënt aanvaarden.

 

21. Door M&V te verzenden declaraties dienen, zonder opschorting of verrekening, binnen 14 dagen te worden voldaan, tenzij anders is overeengekomen, bij gebreke waarvan de opdrachtgever geacht wordt in verzuim te zijn. Onverminderd de over het openstaande bedrag verschuldigde vertragingsrente van 2% per maand (waarbij een gedeelte van een maand voor een volle maand wordt gerekend), is M&V bevoegd het verschuldigde bedrag te verhogen met alle kosten verbonden aan de inning van het verschuldigde. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op 15% van de verschuldigde hoofdsom, met een minimumbedrag van € 100,= voor consumenten en een minimumbedrag van € 500,= ten aanzien van cliënten die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

 

       M&V accepteert geen betalingen in contanten die een bedrag van tweeduizend vijfhonderd euro (€ 2.500,=) in euro’s te boven gaat. M&V accepteert geen betaling in contanten in andere valuta dan euro.

 

22. M&V is bevoegd de overeengekomen tarieven jaarlijks te indexeren en de toepasselijke uurtarieven te verhogen. Behoudens ommegaand schriftelijk bezwaar is M&V gerechtigd voor of van cliënten ontvangen gelden te verrekenen met of aan te (doen) wenden ter betaling van hetgeen de opdrachtgever aan M&V verschuldigd is.

 

23. Deze algemene voorwaarden zijn in de Nederlandse, de Engelse en Duitse taal opgesteld. In geval van geschil over inhoud of strekking van deze voorwaarden is de Nederlandse tekst beslissend. In geval van discrepantie tussen deze algemene voorwaarden en de schriftelijk bevestigde opdracht, prevaleert hetgeen bij de opdracht is overeengekomen.

 

24. Met ingang van 1 januari 2016 is er een wijziging van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) in werking getreden die een meldplicht regelt voor datalekken. Deze meldplicht houdt in dat bedrijven, overheden en andere organisaties die persoonsgegevens verwerken datalekken moeten melden aan het College als bedoeld in art. 51 Wbp, thans genaamd de Autoriteit Persoonsgegevens, en in bepaalde gevallen ook aan de betrokkene. In het geval dat er onverhoopt een beveiligingslek, beveiligingsincident of datalek optreedt, zal M&V per omgaande de betrokkene informeren en alle vereiste maatregelen treffen. M&V zal de betrokkene zo volledig mogelijk informeren met betrekking tot de opgetreden beveiligingslek, het beveiligingsincident of de datalek.

 

25. M&V houdt zich aan alle bestaande beroeps- en gedragsregels. Een uitleg van deze regels is te vinden in de door de KNB in overleg met de Consumentenbond en Vereniging Eigen Huis opgestelde consumentenbrochure ‘Spelregels voor notaris en consument’. Deze brochure is terug te vinden op www.knb.nl en kan op verzoek worden verstrekt.

 

26. Er geldt een Klachten-en Geschillenregeling Notariaat. Zie daarvoor www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl. De Geschillencommissie Notariaat neemt een klacht pas in behandeling nadat de kantoorklachtenregeling is doorlopen.

 

27. Op de dienstverlening en de eventuele aansprakelijkheidstelling is Nederlands Recht van toepassing. Voor beslechting van geschillen is uitsluitend de Nederlandse rechter of de Geschillencommissie bevoegd.

 

 

Privacy statement Mantel&Voors Notarissen en Mediators

 

Deze verklaring geeft informatie over hoe Mantel&Voors Notarissen en Mediators (hierna geduid als: M&V) omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

 

Onze dienstverlening:

 

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht;
• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten 

 

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt. Op grond van de wet moet iedere notariële akte en afschriften daarvan de gegevens van de verschenen partijen bevatten. De notaris is verplicht afschriften te verstrekken aan partijen bij deze akte.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan. De notaris verifieert identiteitsdocumenten via het Verificatie Informatie Systeem.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het wettelijk voorgeschreven beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

 

Adviezen en overige diensten 

 

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

• de verwerking ” Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. passeren en bewaren van notariële akten” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
• het opmaken en passeren van notariële akten;
• de verwerking ” Verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven etc.” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
• marketing en acquisitie;
• de verwerking ” Verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens t.b.v. relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
• Informeren en faciliteren samenwerking binnen onze kantoren;
• de verwerking ” Verstrekken d.m.v. doorzending: concepten en dossierstukken aan derden met toestemming cliënt” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
• informeren derden op verzoek van cliënt;
• de verwerking ” Vastleggen, raadplegen t.b.v. legaliseren van handtekeningen” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
• bevestigen echtheid handtekening op verzoek;
• de verwerking ” Verstrekken door middel van doorzending t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in register” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
• kenbaarheid

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens 

 

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• openbare registers, waaronder het Kadaster en het Handelsregister;
• makelaar of andere adviseur (zoals een advocaat of belastingadviseur) in verband met een overeenkomst waarin u één van de partijen bent of bij welke partij u een functie vervult, zoals bijvoorbeeld bestuurder of toezichthouder;
• openbare bronnen (internet).

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens 

 

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

 

 

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• Kadaster;
• Kamer van Koophandel;
• Andere registerhouders;
• Belastingdienst;
• KNB;
• eventueel collega notarissen;
• door u ingeschakelde adviseurs;
• advocaat die in opdracht van ons de declaratie incasseert;
• verwerkers van persoonsgegevens (externe leveranciers, zoals ICT-dienstverleners) waarmee door M&V een verwerkersovereenkomst is gesloten.

 

Om onze diensten te kunnen verstrekken kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de EU. In dat geval zal M&V er op toezien dat een dergelijke doorgifte van gegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving.

 

Bewaren van uw persoonsgegevens 

 

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens 

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

 

Recht van inzage van de betrokkene 

 

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

 

Recht op rectificatie 

 

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

 

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’) 

 

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

 

Recht op beperking van de verwerking 

 

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens 

 

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Recht van bezwaar 

 

Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Google Analytics en cookies

 

Onze website maakt mogelijk gebruik van Google Analytics en cookies. Cookies zijn tekstbestanden die door een website op uw device (bijvoorbeeld: pc, tablet of smartphone) worden geplaatst. Het zorgt ervoor dat u ingelogd blijft terwijl u de website bezoekt. Google Analytics is een webanalyse-service die statistieken over websitebezoek bijhoudt. Via cookies krijgt M&V inzage in haar websitebezoek (bijvoorbeeld: bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen). Op deze manier kan M&V het aanbod beter afstemmen op de behoeften van de websitebezoekers. U kunt cookies zelf verwijderen, daarnaast kunt u cookies uitschakelen via uw browser. Bekijk hier onze cookie verklaring @connectie naar website maken. 

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor 

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via Notaris R.M. Mantel-Kooistra: r.mantel@mantelvoors.nl of Notaris S.E. Voors: s.voors@mantelvoors.nl

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

compliment of klacht

Heeft u een compliment of een klacht? 

Onze complimenten en klachtenfunctionarissen Rinske Mantel of Sandra Voors staan u hiervoor te woord indien u contact met hen opneemt.